1. Definities

• Opdrachtnemer: Het Stadstuinbureau, gevestigd te Leiden.
• Opdrachtgever: Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Het Stadstuinbureau.
• Overeenkomst: De afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer voor het leveren van diensten.
• Diensten: Alle werkzaamheden die Het Stadstuinbureau uitvoert, waaronder advies, ontwerp, beleidsontwikkeling, visievorming, workshops en praktische producten.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van Het Stadstuinbureau, voor zowel particulieren als bedrijven, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3. Offertes en prijzen

• Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.
• Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
• Bij projecten zijn reiskosten zijn standaard inbegrepen in de projectprijs.
• Indien reiskosten wel apart worden gefactureerd, wordt dit vooraf duidelijk vermeld in de offerte of productomschrijving.
• Bij afname van diensten op uurbasis wordt gewerkt met een afgesproken uurtarief.
• Bij afname van diensten op uurbasis wordt de reiskosten apart gefactureerd.
• Bij projectprijzen geldt dat meerwerk apart wordt gefactureerd.

4. Aanbetaling

• Voor aanvang van de werkzaamheden brengt Het Stadstuinbureau een aanbetaling van 30% van de totale projectprijs in rekening.
• De opdracht wordt definitief ingepland zodra de aanbetaling is ontvangen.
• De resterende 70% wordt gefactureerd na oplevering van het (concept)eindproduct, tenzij anders overeengekomen.
• Bij opdrachten op uurbasis kan eveneens een aanbetaling worden gevraagd, gebaseerd op de geschatte uren.

5. Uitvoering van de opdracht

• Het Stadstuinbureau voert de opdracht uit naar beste inzicht, deskundigheid en vermogen.
• De Opdrachtgever zorgt voor tijdige aanlevering van informatie, documenten en betrokken personen.
• Het Stadstuinbureau is niet aansprakelijk voor vertraging of onvolledigheid als gevolg van ontbrekende of late informatie.

6. Wijzigingen en meerwerk

• Wijzigingen in de opdracht worden alleen uitgevoerd na akkoord van beide partijen.
• Extra werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, worden als meerwerk gefactureerd tegen het geldende uurtarief.

7. Oplevering en correcties

• Bij beleids- en visiedocumenten is standaard één correctieronde inbegrepen, tenzij anders overeengekomen.
• Extra correctierondes worden als meerwerk gefactureerd.
• Oplevertermijnen zijn indicatief en afhankelijk van tijdige input van de Opdrachtgever.

8. Betaling

• Facturen dienen binnen 30 dagen te worden voldaan, zowel bedrijven als consumenten.
• Bij te late of uitblijvende betaling is de Opdrachtgever, naast het openstaande factuurbedrag, een vaste schadevergoeding van € 40 verschuldigd conform de wettelijke incassokosten (art. 6:96 BW). Eventuele aanvullende wettelijke incassokosten en rente kunnen in rekening worden gebracht. Bij te late betaling is de Opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd. Voor particuliere Opdrachtgevers geldt de wettelijke rente; voor zakelijke Opdrachtgevers geldt de wettelijke handelsrente, beide zoals vastgesteld door de Nederlandse overheid. 
• Bij uitblijvende betaling kan Het Stadstuinbureau de werkzaamheden opschorten.

9. Aansprakelijkheid

• Het Stadstuinbureau voert haar werkzaamheden uit op basis van expertise, ervaring en de informatie die door de Opdrachtgever wordt aangeleverd. Adviezen worden gegeven naar beste inzicht, maar vormen geen garantie op specifieke resultaten.
• Het Stadstuinbureau is niet verantwoordelijk voor de uitvoering van adviezen, ontwerpen, beleidsdocumenten of visies door de Opdrachtgever of derden.
• Het Stadstuinbureau is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste uitvoering, verkeerd beheer, onvoldoende onderhoud of afwijkingen van het advies door de Opdrachtgever of derden.
• Het Stadstuinbureau is niet aansprakelijk voor het afsterven van planten, bomen of beplanting, ongeacht de oorzaak. Factoren zoals weersomstandigheden, bodemgesteldheid, beheer, onderhoud, waterbehoefte, plagen of ziekten vallen volledig onder verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever.
• Ondanks dat Het Stadstuinbureau bij beplantingsadvies rekening houdt met wensen, gevoeligheden en bekende allergieën, is zij niet aansprakelijk voor allergische reacties of gezondheidsklachten die kunnen ontstaan door planten, pollen, geuren of andere natuurlijke elementen.
• Het Stadstuinbureau is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, vertraging of schade door beslissingen die de Opdrachtgever neemt op basis van het advies.
• De totale aansprakelijkheid van Het Stadstuinbureau is in alle gevallen beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht.
• De Opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor keuzes, implementatie, beheer en onderhoud van groen, buitenruimtes en beleidsmatige besluiten.
• Het Stadstuinbureau geeft geen garanties met betrekking tot groei, bloei, ecologische ontwikkeling of biodiversiteitsresultaten. Natuurlijke processen laten zich niet volledig sturen of voorspellen. Factoren zoals weersomstandigheden, bodemkwaliteit, waterhuishouding, beheer, onderhoud, plagen, ziekten en klimaatvariaties vallen buiten de invloedssfeer van Het Stadstuinbureau. Hierdoor kan nooit worden gegarandeerd dat planten, bomen of andere natuurlijke elementen zich ontwikkelen zoals beoogd.

10. Intellectueel eigendom

• Alle beplantingsplannen, teksten, beleidsdocumenten, visies en materialen blijven eigendom van Het Stadstuinbureau, tenzij anders overeengekomen.
• De Opdrachtgever krijgt een gebruiksrecht voor intern gebruik.
• Publicatie of verspreiding buiten de organisatie is alleen toegestaan met toestemming en met correcte naamsvermelding van Het Stadstuinbureau.

11. Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de opdracht ontvangen vertrouwelijk.

12. Annulering door de Opdrachtgever

• Annulering dient schriftelijk te worden doorgegeven.
• Bij annulering meer dan 14 dagen voor de start van de opdracht worden geen kosten in rekening gebracht, behalve reeds gemaakte voorbereidingskosten.
• Bij annulering tussen 14 en 7 dagen voor de start van de opdracht wordt 30% van de projectprijs in rekening gebracht (gelijk aan de aanbetaling).
• Bij annulering binnen 7 dagen voor de start van de opdracht wordt 50% van de projectprijs in rekening gebracht.
• Bij annulering tijdens een lopende opdracht worden:
  • de reeds gewerkte uren gefactureerd,
  • aangevuld met gemaakte kosten,
  • plus 30% van het resterende deel van de opdracht ter compensatie van gereserveerde tijd.
• Bij opdrachten op uurbasis worden alle gewerkte uren en gemaakte kosten gefactureerd, ongeacht het moment van annuleren.

13. Annulering door Het Stadstuinbureau

• Het Stadstuinbureau kan een opdracht annuleren of verplaatsen in geval van ziekte, overmacht of omstandigheden die uitvoering onmogelijk maken. In dat geval wordt de Opdrachtgever zo snel mogelijk geïnformeerd en wordt een nieuwe datum voorgesteld.
• Indien verplaatsing niet mogelijk is, wordt de aanbetaling volledig terugbetaald.
• Het Stadstuinbureau is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit annulering of verplaatsing door overmacht.
• Het Stadstuinbureau behoudt zich het recht voor een opdracht te beëindigen wanneer de samenwerking onmogelijk wordt door omstandigheden aan de zijde van de Opdrachtgever (bijv. geen aanlevering van informatie, onveilige werkomstandigheden, of herhaaldelijk uitstel). In dat geval worden de reeds gewerkte uren en gemaakte kosten gefactureerd.

14. Overmacht

• Onder overmacht wordt verstaan: ziekte, ongeval, extreme weersomstandigheden, familieomstandigheden, storingen bij leveranciers, of andere omstandigheden buiten de invloed van Het Stadstuinbureau.
• In geval van overmacht kan de uitvoering worden uitgesteld of geannuleerd zonder aansprakelijkheid.

15. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank in het arrondissement waar Het Stadstuinbureau is gevestigd.